OBJETIVO:
Conocer la forma mas rápida y directa de enviar un mismo documento a un grupo determinado de personas sin tener que repetir el mismo formato para los miembros de dicho grupo.
MARCO TEÓRICO:
Introducción:
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.
Definición:
Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.Para esto necesitamos de lo siguiente:
- Documento redactado en Word1 Base de datos
- un archivo Excel, pero también se puede utilizar otras opciones como Access o Outlook250
Importancia:
Ayuda a enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si se desea crear las etiquetas de algún producto con un numero de serie correlativo; de forma simultanea
Observaciones:
- A momento de realizar una combinación de correspondencia se debe tener muy en claro donde se guarda el archivo Excel y podernos dirigir a word para posteriormente combinar la base da datos con el escrito.
- El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.
- Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen
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